ORKOMAutomatisation des affiliations et des souscriptions
Les RH et les salariés envoient des plis de plusieurs pièces : bulletin d'affiliation rempli à la main, RIB, mandat SEPA, attestation de droits, justificatifs pour les ayants droit. ORKOM sépare les pièces, les lit, vérifie qu'elles concordent, puis intègre l'affiliation dans votre outil de gestion. Vos gestionnaires ne traitent que les rejets.
- Scans et manuscrit acceptés
- Seuls les rejets arrivent au gestionnaire
- De 0,06 à 0,20 € par page
Le traitement des affiliations aujourd'hui
Depuis le 1er janvier 2016, tout employeur privé doit proposer une complémentaire santé collective à ses salariés. Chaque embauche, chaque changement de situation familiale produit un pli à traiter par l'organisme ou son gestionnaire.
Des plis en vrac
Un seul scan de plusieurs pages qui mélange bulletin, RIB, attestation et courrier libre.
Du manuscrit
Bulletins remplis à la main, numéros de Sécurité sociale et dates de naissance parfois illisibles.
Des ayants droit à justifier
Conjoint, enfants, certificats de scolarité, attestations de droits.
Des dispenses
Le salarié refuse l'adhésion et doit fournir un justificatif qui correspond à son cas.
Des pièces manquantes
Un RIB oublié, un mandat non signé, découverts après la saisie.
La DSN transmet une partie des données d'affiliation aux organismes complémentaires, mais pas tout. Selon la FAQ DSN des organismes complémentaires, elle ne fournit pas nécessairement les coordonnées bancaires, les bénéficiaires du capital décès ou les ayants droit non déclarés : le bulletin d'affiliation reste utilisé.
Bulletin, RIB, mandat, justificatifs : ce qu'ORKOM lit dans chaque pièce
- Bulletin individuel d'affiliationSalarié, numéro de Sécurité sociale, date de naissance, adresse, entreprise et SIRET, date d'effet, option choisie, ayants droit (nom, lien, numéro de Sécurité sociale, date de naissance), accord de télétransmission, bénéficiaires du capital décès, date et signature.
- RIBTitulaire, IBAN, BIC, banque.
- Mandat de prélèvement SEPATitulaire, IBAN, référence unique de mandat, type de paiement, date et signature.
- Justificatifs d'ayants droitCertificat de scolarité (enfant, établissement, année), attestation de droits à l'Assurance maladie.
- Justificatifs de dispenseAttestation d'une autre couverture collective, contrat individuel, attestation de Complémentaire santé solidaire.
Comment ORKOM traite un pli d'affiliation, étape par étape
Réception
Les plis arrivent depuis votre GED, une boîte e-mail, un espace RH ou un dépôt de fichiers. Un scan de plusieurs pages est traité comme un tout.
Séparation et classement
Chaque pièce est isolée et identifiée : bulletin, RIB, mandat, attestation, certificat, courrier libre.
Lecture
Chaque champ est extrait, y compris sur des bulletins remplis à la main, avec son score de confiance.
Contrôles
Complétude du pli, cohérence entre les pièces, correspondance avec vos catégories et options (détail ci-dessous).
Intégration
L'affiliation conforme est transmise à votre outil de gestion, par API ou dans le format de vos fichiers pivots.
Rejets
Les plis incomplets ou incohérents partent dans une file dédiée, avec la raison et la liste des pièces à demander.
Les contrôles appliqués à chaque pli
Complétude
- bulletin présent, daté et signé ;
- RIB et mandat présents si la cotisation est prélevée ;
- justificatif présent pour chaque ayant droit qui en demande un ;
- justificatif de dispense conforme au motif déclaré.
Cohérence entre les pièces
- numéro de Sécurité sociale valide (clé de contrôle) et cohérent avec le sexe et la date de naissance ;
- titulaire du RIB identique au salarié, ou relation justifiée ;
- IBAN identique sur le RIB et le mandat, et valide ;
- enfant déclaré avec un certificat de scolarité à son nom et pour l'année en cours.
Avec vos données
- entreprise et contrat collectif existants dans votre outil de gestion ;
- option choisie disponible pour cette entreprise ;
- salarié non déjà affilié.
Le cas des souscriptions d'entreprises
Le même traitement s'applique quand une entreprise souscrit un contrat : contrat signé, Kbis, RIB, mandat SEPA et justificatifs arrivent souvent en un seul envoi. ORKOM vérifie que la raison sociale et le SIREN sont identiques sur toutes les pièces, que le signataire figure parmi les dirigeants inscrits au Kbis, que le Kbis a moins de trois mois et que l'IBAN du mandat est celui du RIB.
Exemple : un pli d'affiliation de 7 pages scanné en vrac
Un scan de 7 pages transmis par les RH d'une entreprise cliente.
Pièces identifiées : bulletin d'affiliation (manuscrit), RIB, mandat SEPA, attestation de droits, 2 certificats de scolarité, courrier libre.
- Numéro de Sécurité sociale du salarié : clé valideOK
- IBAN identique sur le RIB et le mandatOK
- Titulaire du RIB : nom du conjoint, et non du salariéà vérifier
- 3 enfants déclarés, 2 certificats de scolarité fournispièce manquante
Affiliation mise en attente, message aux RH préparé avec la pièce à fournir et le point à confirmer.
Chaque valeur est reliée à la zone du scan où elle a été lue. Le gestionnaire voit le bulletin manuscrit et la valeur extraite côte à côte.
Quand un pli part en validation
Un pli part dans la file des rejets quand une pièce manque, qu'un contrôle échoue ou qu'une valeur manuscrite est lue avec un score de confiance sous votre seuil. Le gestionnaire corrige ou complète en un clic, et chaque correction est reprise pour les plis suivants.
Avant et après l'automatisation des affiliations
| Aujourd'hui | Avec ORKOM |
|---|---|
| Chaque bulletin est ressaisi à la main dans l'outil de gestion. | Les affiliations conformes sont intégrées sans ressaisie. |
| Le gestionnaire trie les pièces d'un pli scanné en vrac. | Les pièces sont séparées et classées automatiquement. |
| Une pièce manquante est découverte après la saisie. | Elle est repérée à réception, et la demande part aussitôt. |
| Les contrôles entre pièces se font à l'œil, quand ils se font. | Numéro de Sécurité sociale, IBAN et ayants droit sont vérifiés sur chaque pli. |
Le résultat envoyé dans votre outil de gestion
Les affiliations sont transmises par API, par webhook ou par dépôt d'un fichier au format de vos fichiers pivots. Les pièces sont classées et clôturées dans votre GED, avec leur trace.
- API REST
- Webhook
- Fichiers pivots Excel ou CSV
- SFTP
- GED
- Boîte e-mail dédiée
Les résultats chez nos clients
- 99,8 %de précision sur les champs standards
- jusqu'à80 %de temps de traitement en moins
- plus de2 millionsde pages traitées
Questions fréquentes sur l'automatisation des affiliations
ORKOM lit-il les bulletins d'affiliation remplis à la main ?
Oui. Les champs manuscrits sont lus avec un score de confiance. Quand une valeur est incertaine, par exemple un chiffre du numéro de Sécurité sociale, elle part en validation au lieu d'être intégrée en silence.
La DSN ne rend-elle pas le bulletin d'affiliation inutile ?
Pas entièrement. La DSN transmet une partie des données d'affiliation, mais pas nécessairement les coordonnées bancaires, les bénéficiaires du capital décès ou tous les ayants droit. Le bulletin et ses pièces restent à traiter.
Comment sont gérées les dispenses d'adhésion ?
ORKOM identifie le motif de dispense et vérifie que le justificatif fourni y correspond : attestation d'une autre couverture, contrat individuel, attestation de Complémentaire santé solidaire.
Que se passe-t-il quand une pièce manque ?
Le pli est mis en attente avec la liste des pièces à fournir, prête à être envoyée aux RH ou au salarié. Quand la pièce arrive, elle est rattachée au pli existant et seuls les contrôles qui la concernent sont rejoués.
ORKOM s'intègre-t-il à notre outil de gestion ?
Oui, par API ou par dépôt de fichiers au format de vos fichiers pivots. La mise en route prend quelques heures, quelques jours si une intégration spécifique est nécessaire.
Combien ça coûte ?
De 0,06 à 0,20 € par page selon le volume et les contrôles appliqués. Le test sur vos propres plis est gratuit.
Documents traités
Processus voisins
Testons ORKOM sur vos plis d'affiliation
Envoyez-nous quelques plis tels que vous les recevez. Nous vous montrons le résultat en 20 minutes.
Testons sur vos plis d'affiliation- Conforme RGPD
- Hébergement européen
- Éditeur français