ORKOMRapprochement automatique facture, commande, livraison
Une facture arrive, une commande l'attend, une livraison a eu lieu entre les deux. ORKOM lit les trois, les confronte ligne à ligne, applique vos tolérances et envoie dans votre ERP les factures bonnes à payer. Vos équipes ne traitent que les écarts.
- Rapprochement ligne à ligne
- PDF, scans et factures électroniques
- De 0,06 à 0,20 € par page
Le rapprochement des factures aujourd'hui
On rapproche des totaux, pas des lignes
Le détail n'existe que dans le PDF du fournisseur. Un prix unitaire en écart ne se voit nulle part.
Les pièces n'arrivent pas ensemble
La facture arrive avant que la réception soit saisie, et le rapprochement échoue alors qu'il réussirait trois jours plus tard.
Une commande n'est jamais une facture
Trois livraisons partielles pour une commande, une facture pour deux commandes, un avoir qui annule une ligne.
L'écart se découvre après paiement
Une quantité manquante ou un prix non négocié passe, et se retrouve des mois plus tard, ou jamais.
Ce que change la facturation électronique
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques ; les PME et microentreprises devront les émettre au 1er septembre 2027. Les factures arrivent de plus en plus en format structuré (Factur-X, UBL, CII) par votre plateforme agréée. Le rapprochement, lui, reste à faire : bons de commande et bons de livraison ne sont pas concernés par la réforme, les fournisseurs étrangers continuent d'envoyer des PDF, et refuser une facture passe désormais par un statut transmis à la plateforme.
- Factures structurées : ORKOM lit directement les données d'une facture Factur-X, UBL ou CII, sans OCR, et les rapproche comme les autres.
- Numéro de commande : le numéro du bon de commande établi par l'acheteur est une mention obligatoire de la facture (article L441-9 du Code de commerce). C'est la clé du rapprochement.
- Statuts de cycle de vie : le résultat du rapprochement alimente les statuts que vous renvoyez à votre plateforme : « Refusée », obligatoire, ou les statuts facultatifs comme « En litige » ou « Approuvée ».
Commande, livraison, facture, avoir : ce qu'ORKOM lit dans chaque pièce
- Bon de commande, ce qui a été engagéFournisseur, numéro, date, date de livraison prévue, lignes (référence, désignation, quantité, prix unitaire, montant), total.
- Bon de livraison, ce qui est arrivéFournisseur, numéro, date, commandes référencées, quantités livrées par ligne, réserves, signature.
- Facture, ce qui est demandéFournisseur, numéro, date, échéance, commande référencée, lignes (quantité, prix, remise, TVA), totaux, IBAN.
- Avoir, ce qui est régulariséFacture d'origine, motif, lignes et montants.
Comment ORKOM automatise le rapprochement, étape par étape
Chaque pièce est lue à son arrivée
La commande en juin, la livraison en septembre, la facture quelques jours après. Aucune n'attend les autres pour être extraite.
Les pièces se rattachent par le numéro de commande
La facture et le bon de livraison référencent la commande. Sans numéro, le rattachement se fait par fournisseur, dates et articles, et il est signalé comme tel.
Rapprochement ligne à ligne
Chaque ligne de facture est mise en regard de la commande et des livraisons, via votre catalogue quand les références du fournisseur diffèrent des vôtres. Les quantités de plusieurs livraisons s'additionnent.
Le dossier reste ouvert tant qu'une pièce manque
Une facture arrivée avant la réception n'échoue pas ; les contrôles se jouent à l'arrivée de la pièce.
Bon à payer ou écart
La facture conforme est écrite dans votre ERP, prête au paiement. Les écarts partent en revue avec la ligne concernée.
Les contrôles du rapprochement à trois voies
Sur la facture
- calculs de ligne et totaux, facture non déjà reçue, mentions obligatoires.
Facture contre commande
- commande trouvée et ouverte, même fournisseur ;
- chaque ligne facturée présente sur la commande ;
- prix unitaire conforme au prix commandé ;
- quantité facturée inférieure ou égale au reste à facturer.
Facture contre livraison
- quantité facturée égale à la quantité reçue ;
- aucune réserve non levée sur la ligne.
Avec vos données
- fournisseur présent au référentiel, IBAN identique à celui de votre fichier fournisseurs, prix conforme au tarif négocié.
Chaque contrôle accepte une tolérance, en pourcentage ou en valeur, globale ou par fournisseur. Pour les prestations sans livraison, le rapprochement se fait à deux voies, facture contre commande.
Exemple : une facture pour deux commandes et trois livraisons
Facture FA-88213 de 31 lignes, commandes CMD-2026-0398 et CMD-2026-0412, bons de livraison BL-7701, BL-7715 et BL-7742.
- Facture rattachée aux 2 commandes, 31 lignes appariéesOK
- 29 lignes conformes à la commande et aux livraisonsOK
- Référence 44-210 : 60 facturées, 48 reçues sur deux livraisons12 unités non livrées, 150,00 €
- Référence 12-0087 : prix facturé 7,90 €, prix commandé 7,40 €écart de 6,8 %, au-delà de votre tolérance de 2 %, +25,00 €
- IBAN identique au fichier fournisseursOK
Facture en litige, 175,00 € d'écart, demande d'avoir préparée pour le fournisseur.
Chaque écart est relié à la ligne de la facture, de la commande et du bon de livraison concernés.
Quand un écart part en validation
Un écart au-delà de votre tolérance, une ligne absente de la commande, une pièce manquante, une valeur lue sous votre seuil de confiance ou un montant au-dessus d'un plafond déclenchent une revue. La personne voit les lignes en regard, commandée, livrée, facturée, et décide : valider, contester ou corriger. Chaque décision est tracée avec son auteur et son heure.
Avant et après l'automatisation du rapprochement
| Aujourd'hui | Avec ORKOM |
|---|---|
| Le détail des lignes n'existe que dans le PDF. | Chaque ligne est extraite, quel que soit le fournisseur. |
| On rapproche des totaux, quand on rapproche. | Chaque ligne est confrontée à la commande et à la réception. |
| Une facture arrivée trop tôt bloque le traitement. | Le dossier attend la pièce manquante et se complète seul. |
| L'écart se découvre après paiement. | Il remonte à la ligne concernée, avant. |
| Les équipes ouvrent toutes les factures. | Elles n'ouvrent que celles qui portent un écart. |
Le résultat envoyé dans votre ERP ou votre logiciel comptable
Une ligne par facture, le détail de ses lignes, le statut de chaque contrôle, les pièces rattachées et le montant de l'écart. L'écriture se fait par API, par webhook ou par dépôt de fichier ; le statut de la facture peut être renvoyé à votre plateforme agréée.
- API REST
- Webhook
- SFTP
- Sage
- Cegid
- Divalto
- SAP
- Odoo
- Microsoft Dynamics
- Pennylane
Les résultats chez nos clients
- 99,8 %de précision sur les champs standards
- jusqu'à80 %de temps de traitement en moins
- plus de2 millionsde pages traitées
Questions fréquentes sur le rapprochement automatique des factures
Que se passe-t-il si la facture arrive avant la réception ?
Le dossier reste ouvert. Les contrôles qui ne dépendent pas de la livraison sont exécutés, et le rapprochement se joue quand le bon de livraison arrive.
Une commande donne lieu à plusieurs livraisons et plusieurs factures. Est-ce traité ?
Oui. Les quantités livrées s'additionnent, une facture ne peut porter que sur le reste à facturer, et une facture qui couvre plusieurs commandes est rattachée à chacune.
Comment sont gérés les écarts légitimes ?
Par vos tolérances, en pourcentage ou en valeur, globales ou par fournisseur. Un écart dans la tolérance passe, au-delà il remonte.
Les références du fournisseur ne sont pas les nôtres. Comment les lignes correspondent-elles ?
Par votre catalogue, branché en fichier ou en base. Ce qui ne correspond pas est signalé plutôt que deviné, et une correspondance validée est reprise ensuite.
La facturation électronique rend-elle ce rapprochement inutile ?
Non. Elle structure la facture, pas la commande ni la livraison. Le contrôle ligne à ligne reste à faire, et son résultat décide du statut renvoyé à votre plateforme.
Les avoirs sont-ils pris en compte ?
Oui. Un avoir est rattaché à la facture qu'il régularise et vient en diminution du dossier.
Combien de temps pour mettre en production ?
Quelques heures pour un premier flux, quelques jours si une intégration spécifique à votre ERP est nécessaire.
Documents traités
Processus voisins
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- Distribution et négoce
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