ORKOMSaisie automatique des ordres de transport dans votre TMS
Vos clients envoient leurs ordres par e-mail, en PDF, en Excel ou directement dans le texte du message. ORKOM les lit, vérifie chaque information, puis crée l'ordre dans votre TMS. Quand il manque une adresse, un créneau ou un poids, l'ordre est mis de côté et la question à poser au client est déjà prête.
- Tous formats, sans paramétrage par client
- Compatible avec votre TMS
- De 0,06 à 0,20 € par page
La saisie des ordres de transport aujourd'hui
Chaque client a sa façon de commander. L'exploitation reçoit des ordres de toutes les formes, souvent à quelques heures du chargement, et les ressaisit un par un dans le TMS.
Un PDF par client
Chaque donneur d'ordre a son modèle, et il le change sans prévenir.
Un fichier Excel de plusieurs dizaines de lignes
Une ligne par enlèvement, avec des colonnes nommées différemment chez chaque client.
Un ordre écrit dans le corps de l'e-mail
« 3 palettes à enlever demain matin chez… », sans format du tout.
Des modifications et des annulations
Un nouveau créneau, une palette en plus, un ordre annulé, qu'il faut retrouver et rattacher au bon ordre.
Des informations manquantes
Pas de créneau, un poids approximatif, une adresse incomplète, découverts au moment de planifier.
Les grands chargeurs envoient parfois leurs ordres par EDI (message IFTMIN). Pour tous les autres, c'est l'e-mail.
Ce que doit contenir un ordre de transport
Le contrat type général du transport routier de marchandises (article 3.1) liste les informations que le donneur d'ordre doit fournir avant le chargement, par écrit ou par voie électronique. C'est la base des contrôles d'ORKOM.
Le donneur d'ordre supporte les conséquences d'une déclaration fausse ou incomplète (article 3.5). Encore faut-il la repérer avant le départ du camion.
- noms, adresses complètes et contacts de l'expéditeur, du destinataire et des lieux de chargement et de déchargement ;
- nom et adresse du donneur d'ordre ;
- dates et heures de chargement et de déchargement, et heures limites de mise à disposition du véhicule ;
- nature exacte de la marchandise, poids brut, nombre de colis ou de supports (palettes, rolls), marques ;
- dimensions particulières, métrage linéaire de plancher ou volume nécessaire ;
- spécificités : marchandises dangereuses, périssables, température dirigée ;
- port payé ou port dû, contre-remboursement, déclaration de valeur ;
- numéro de commande et références de l'envoi ;
- prestations annexes et instructions en cas d'empêchement à la livraison.
Comment ORKOM automatise la saisie, étape par étape
Réception
ORKOM lit une boîte e-mail dédiée, un dépôt de fichiers ou votre API. Pièces jointes, fichiers Excel et texte du message sont traités ensemble.
Tri
Chaque message est classé : nouvel ordre, modification, annulation ou simple question. Une modification est rattachée à l'ordre existant grâce aux références client.
Extraction
Chaque ordre est découpé et lu. Un fichier Excel de 30 lignes donne 30 ordres, quelle que soit la façon dont le client a nommé ses colonnes.
Normalisation
Les adresses sont vérifiées et normalisées, les dates et heures mises au format de votre TMS, les unités converties (colis, palettes, mètres de plancher, kilos).
Contrôles
Champs obligatoires, cohérence et règles de votre exploitation (détail ci-dessous).
Création dans le TMS
L'ordre conforme est créé automatiquement. Les autres partent en validation, avec la raison et la réponse à envoyer au client.
Les contrôles appliqués à chaque ordre
Contrôles de complétude
- toutes les informations de l'article 3.1 sont présentes ;
- chaque ordre porte une référence client exploitable.
Contrôles de cohérence
- client reconnu dans votre base, adresse de chargement et de livraison connues ou vérifiées ;
- date de chargement dans le futur et compatible avec vos délais d'exploitation ;
- plage horaire de 4 heures maximum, conformément au contrat type (article 2.11), ou rendez-vous précis ;
- poids, nombre de palettes et métrage cohérents entre eux et avec le type de véhicule demandé ;
- marchandises dangereuses : numéro ONU, classe et groupe d'emballage cohérents entre eux (accord ADR).
Contrôles d'exploitation
- ordre en double (même référence, même date, même client) ;
- modification ou annulation rattachée au bon ordre ;
- vos règles : zones desservies, poids maximum par enlèvement, clients sous conditions particulières.
Exemple : un fichier Excel de 14 ordres, traité en une minute
E-mail d'un chargeur, 07 h 42, fichier « enlevements_semaine_40.xlsx », 14 lignes.
- 12 ordres conformescréés dans le TMS
- Ligne 6 : adresse de livraison inconnue, code postal 69007 et ville « Villeurbanne » incohérentsà vérifier
- Ligne 11 : marchandise déclarée « UN 1203, classe 8 » ; le numéro ONU 1203 correspond à la classe 3à vérifier
Les 2 questions à poser au chargeur sont préparées dans un e-mail prêt à envoyer. Dès la réponse, les 2 ordres sont complétés et créés.
Chaque valeur est reliée à la cellule ou à la ligne du document d'où elle vient. Votre exploitant corrige ou valide en un clic.
Quand un ordre part en validation
Un ordre n'est jamais créé à l'aveugle. Il part en validation quand :
- une information obligatoire manque ou reste ambiguë ;
- le score de confiance d'un champ est sous votre seuil ;
- un contrôle de cohérence échoue ;
- une modification ne peut pas être rattachée à un ordre existant.
L'exploitant voit l'ordre, la valeur en cause et sa source dans le message. Chaque correction est reprise pour les ordres suivants du même client.
Avant et après l'automatisation de la saisie
| Aujourd'hui | Avec ORKOM |
|---|---|
| Chaque ordre est ressaisi dans le TMS, champ par champ. | Les ordres conformes sont créés automatiquement ; l'exploitation ne traite que les exceptions. |
| Un fichier de 30 enlèvements occupe une personne pendant une bonne partie de la matinée. | Les 30 ordres sont créés en quelques minutes, dès réception. |
| Une information manquante est découverte au moment de planifier. | Elle est repérée à la réception, et la question au client part aussitôt. |
| Une modification envoyée par e-mail passe inaperçue. | Elle est rattachée à l'ordre concerné et signalée à l'exploitant. |
Le résultat envoyé dans votre TMS
Les ordres sont créés dans votre TMS par API, par import de fichier ou par message EDI, au format attendu par votre logiciel. Chaque ordre garde un lien vers le message et le document d'origine.
- API REST
- Webhook
- Import CSV ou Excel
- EDI
- Boîte e-mail dédiée
- Sinari
- Akanea
- Dashdoc
- et tout TMS disposant d'une API ou d'un import de fichiers
Les résultats chez nos clients
- 99,8 %de précision sur les champs standards
- jusqu'à80 %de temps de traitement en moins
- plus de2 millionsde pages traitées
Questions fréquentes sur la saisie automatique des ordres de transport
ORKOM fonctionne-t-il avec mon TMS ?
Oui. Les ordres sont créés par API, par import de fichier ou par EDI, dont dans Sinari, Akanea et Dashdoc. La mise en route prend quelques heures, quelques jours si une intégration spécifique est nécessaire.
Et les ordres écrits dans le corps de l'e-mail ?
Ils sont lus comme un PDF ou un fichier Excel. ORKOM extrait les informations du texte, les contrôle et crée l'ordre, ou prépare la question à poser s'il en manque.
Un fichier Excel peut-il contenir plusieurs ordres ?
Oui. Chaque ligne devient un ordre, quelle que soit la façon dont le client a nommé ses colonnes. Les lignes incomplètes sont mises de côté sans bloquer les autres.
Comment sont gérées les modifications et les annulations ?
ORKOM reconnaît qu'un message modifie ou annule un ordre, le rattache à l'ordre existant grâce aux références, et le signale à l'exploitant avant toute mise à jour.
Faut-il un paramétrage par client ?
Non. Vous décrivez une fois les informations à récupérer et vos règles. Un nouveau client ou un nouveau modèle de document ne demande rien.
Que se passe-t-il quand il manque une information ?
L'ordre est mis de côté avec la raison, et un message au client est préparé. Rien n'est créé dans le TMS tant que l'information n'est pas complète ou validée par l'exploitant.
Combien ça coûte ?
De 0,06 à 0,20 € par page selon le volume et les contrôles appliqués. Le test sur vos propres ordres est gratuit.
Documents traités
Processus voisins
- Secteur
- Transport et logistique
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