ORKOMContrôle automatique des preuves de livraison et des CMR
Chaque livraison doit revenir avec une preuve exploitable : une lettre de voiture ou un bon de livraison signé, daté, avec le cachet du destinataire et ses éventuelles réserves. ORKOM lit chaque preuve, qu'elle soit scannée, photographiée ou électronique, la compare à l'ordre de transport et signale immédiatement ce qui manque ou ce qui cloche. Les livraisons conformes partent en facturation.
- Scans, photos et e-CMR
- Réserves manuscrites lues
- De 0,06 à 0,20 € par page
Le contrôle des preuves de livraison aujourd'hui
Les preuves reviennent des chauffeurs, des sous-traitants et des destinataires, dans tous les états. Elles sont vérifiées tard, souvent au moment de facturer, parfois jamais.
Photos et scans de mauvaise qualité
Documents pris au téléphone dans la cabine, pliés, de travers, à moitié lisibles.
Signatures et cachets manquants
Une preuve sans signature ou sans cachet ne prouve pas grand-chose en cas de litige.
Réserves manuscrites
« 2 palettes filmées abîmées », écrit en marge, repéré trop tard pour agir.
Quantités qui ne correspondent pas
33 palettes commandées, 31 livrées, et personne ne l'a vu.
Preuves introuvables
Sans preuve de livraison, la facture est contestée et le transport peut ne pas être payé.
Ce qui fait une preuve de livraison valable
En transport routier national, le contrat type général fixe la règle : « La signature du destinataire est la preuve de la remise et de l'acceptation de l'envoi » (article 9.2). Le document doit porter le nom du signataire, la date, l'heure et le cachet du destinataire.
- Lettre de voiture nationale : obligatoire pour tout transport routier pour compte d'autrui, avec des mentions fixées par l'arrêté du 9 novembre 1999 ; l'entreprise de transport la conserve 2 ans.
- CMR : en transport international, la lettre de voiture fait foi des conditions du contrat et de la prise en charge jusqu'à preuve du contraire (article 9 de la Convention CMR).
- Réserves : elles doivent être précises et motivées (contrat type, article 9.1). Après la réception, le destinataire dispose de 3 jours, hors jours fériés, pour notifier sa protestation motivée au transporteur (article L133-3 du Code de commerce).
- Preuve manquante : si le document émargé fait défaut, le transporteur peut bénéficier d'une présomption de livraison conforme s'il confirme la livraison par écrit au destinataire avant midi le premier jour ouvrable suivant (contrat type, article 9.3).
Comment ORKOM contrôle les preuves de livraison, étape par étape
Réception
Les preuves arrivent par e-mail, par dépôt de fichiers, depuis l'application des chauffeurs ou depuis la plateforme e-CMR. Photos, scans multipages et PDF sont acceptés.
Classement
Chaque page est identifiée (lettre de voiture, CMR, bon de livraison, bon d'enlèvement) et rattachée au bon transport grâce aux références.
Lecture
Expéditeur, destinataire, dates, marchandise, quantités, signatures, cachets et mentions manuscrites sont extraits, même sur une photo de mauvaise qualité.
Rapprochement
La preuve est comparée à l'ordre de transport : même destinataire, même adresse, mêmes quantités, date de livraison dans le créneau prévu.
Contrôles
Présence des éléments qui font preuve, réserves, écarts (détail ci-dessous).
Suite
Les livraisons conformes sont marquées livrées et déclenchent la facturation. Les autres partent en validation, avec une alerte immédiate en cas de réserve.
Les contrôles appliqués à chaque preuve de livraison
Éléments de preuve
- signature du destinataire présente ;
- nom du signataire, date et heure de livraison ;
- cachet du destinataire ;
- mentions obligatoires de la lettre de voiture présentes.
Réserves
- détection des réserves manuscrites ou cochées (avarie, manquant, emballage endommagé, retard) ;
- lecture et classement de la réserve, avec le nombre de colis ou de palettes concernés ;
- alerte le jour même, avec la date limite du délai de 3 jours.
Rapprochement avec l'ordre de transport
- destinataire et adresse de livraison identiques ;
- quantités livrées égales aux quantités prévues (colis, palettes, poids) ;
- date et heure de livraison dans le créneau ou au rendez-vous prévu ;
- retour de supports (palettes Europe) conforme à ce qui était prévu.
Exploitation
- preuve manquante pour un transport terminé : relance automatique ;
- preuve en double ou rattachée à un autre transport.
Exemple : une journée de preuves de livraison contrôlée dans la nuit
412 documents photographiés par les chauffeurs et les affrétés sur la journée du 29/09.
- 386 preuves conformeslivraisons clôturées, prêtes à facturer
- 11 preuves sans cachet ou sans nom de signataireà compléter
- 9 réserves détectées, dont « 2 palettes filmées écrasées » sur le transport TR-40718alerte envoyée, délai de protestation jusqu'au 02/10
- 6 écarts de quantité, dont 31 palettes livrées pour 33 prévues sur TR-40722à vérifier
- 14 transports terminés sans preuve reçuerelance envoyée
Chaque anomalie est reliée à la zone de la photo où elle a été lue. L'exploitant voit la preuve, l'ordre de transport et l'écart côte à côte.
Quand une preuve part en validation
Une livraison n'est jamais clôturée à l'aveugle. La preuve part en validation quand :
- un élément de preuve manque (signature, cachet, date) ;
- une réserve est détectée ;
- un écart apparaît avec l'ordre de transport ;
- une valeur est lue avec un score de confiance sous votre seuil, par exemple une écriture illisible.
L'exploitant valide, corrige ou déclenche la réclamation en un clic. Chaque correction est reprise pour les documents suivants.
Avant et après l'automatisation du contrôle
| Aujourd'hui | Avec ORKOM |
|---|---|
| Les preuves sont vérifiées au moment de facturer, quand elles le sont. | Chaque preuve est contrôlée dès réception. |
| Une réserve est découverte après le délai de 3 jours. | Elle déclenche une alerte le jour même, avec la date limite. |
| Une preuve sans cachet est acceptée faute de temps. | Elle est signalée et complétée avant la facturation. |
| Les preuves manquantes sont cherchées quand le client conteste. | Elles sont relancées dès la fin du transport. |
Le résultat envoyé dans votre TMS
Le statut de chaque livraison, les réserves, les écarts et le lien vers la preuve sont envoyés dans votre TMS ou votre outil de facturation, par API, par import de fichier ou par EDI. La preuve est archivée avec le transport.
- Plateformes e-CMR
- API REST
- Webhook
- Import CSV ou Excel
- EDI
- Boîte e-mail dédiée
- Sinari
- Akanea
- Dashdoc
- et tout TMS disposant d'une API ou d'un import de fichiers
Les résultats chez nos clients
- 99,8 %de précision sur les champs standards
- jusqu'à80 %de temps de traitement en moins
- plus de2 millionsde pages traitées
Questions fréquentes sur le contrôle des preuves de livraison
ORKOM lit-il les photos prises par les chauffeurs ?
Oui. Photos de travers, scans pliés ou documents à moitié lisibles sont traités. Quand une valeur est incertaine, elle part en validation au lieu d'être acceptée en silence.
Les réserves manuscrites sont-elles détectées ?
Oui, qu'elles soient écrites en marge, dans la case prévue ou cochées. Chaque réserve déclenche une alerte le jour même, avec la date limite du délai de protestation de 3 jours.
Qu'est-ce qui fait une preuve de livraison valable ?
En transport national, la signature du destinataire, avec son nom, la date, l'heure et son cachet (contrat type général, article 9.2). ORKOM vérifie la présence de chacun de ces éléments.
Et les CMR en transport international ?
Elles sont lues comme les lettres de voiture nationales, dans toutes les langues des pays signataires. Les trois exemplaires peuvent être rapprochés du même transport.
L'e-CMR rend-il ce contrôle inutile ?
Non. Une e-CMR arrive déjà structurée, mais la signature, les réserves et les quantités restent à comparer à l'ordre de transport. Et une grande partie des preuves reste sur papier, chez les sous-traitants comme chez les destinataires.
ORKOM fonctionne-t-il avec mon TMS ?
Oui. Les statuts et les preuves sont envoyés par API, par import de fichier ou par EDI, dont dans Sinari, Akanea et Dashdoc. La mise en route prend quelques heures, quelques jours si une intégration spécifique est nécessaire.
Combien ça coûte ?
De 0,06 à 0,20 € par page selon le volume et les contrôles appliqués. Le test sur vos propres preuves de livraison est gratuit.
Documents traités
Processus voisins
- Secteur
- Transport et logistique
Testons ORKOM sur vos preuves de livraison
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