ORKOMDemande de logement social
- pièce d'identité de chaque demandeur
- titre de séjour le cas échéant
- avis d'imposition N-2
- bulletins de paie ou justificatifs de ressources
- justificatif de situation familiale
Processus
Contrôle de complétude et de conformité des dossiers
Un dossier n'est instruisable que si toutes les pièces attendues sont là, à jour et cohérentes entre elles. ORKOM classe chaque pièce reçue, la compare à votre liste de pièces, vérifie les dates et les identités, et prépare la liste de ce qu'il faut redemander. Vos instructeurs ne reçoivent que des dossiers complets ou des écarts expliqués.
- Pièces reconnues quel que soit le nom du fichier
- Liste des pièces manquantes prête à envoyer
- De 0,06 à 0,20 € par page
Le contrôle de complétude aujourd'hui
Des pièces déposées en vrac
Un scan unique de 12 pages, des photos prises au téléphone, des fichiers nommés « scan_001 ».
Des pièces périmées
Un titre de séjour expiré, un Kbis trop ancien, une attestation de vigilance de plus de six mois.
Des pièces au mauvais nom
Un bulletin de paie du conjoint, un avis d'imposition d'une autre année, un RIB d'un tiers.
Des relances en série
Chaque pièce manquante découverte à l'instruction relance un aller-retour avec le demandeur, et le dossier attend.
Des listes de pièces fixées par les textes
- Logement social : l'arrêté du 22 décembre 2020 modifié fixe les pièces obligatoires de la demande : pièce d'identité, titre de séjour pour les demandeurs étrangers, avis d'imposition de l'année N-2. Les autres justificatifs sont demandés à l'instruction.
- Location privée : le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 fixe la liste limitative des pièces qu'un bailleur peut demander au candidat et à sa caution. La loi du 6 juillet 1989 (article 22-2) interdit d'en exiger d'autres, par exemple un relevé de compte bancaire.
- Sous-traitants et fournisseurs : pour tout contrat d'au moins 5 000 € HT, le donneur d'ordre doit obtenir l'attestation de vigilance URSSAF à la signature puis tous les six mois (articles L8222-1, R8222-1 et D8222-5 du Code du travail).
Les pièces attendues, dossier par dossier
Dossier emprunteur ou locataire
- pièce d'identité
- justificatif de domicile
- trois derniers bulletins de paie
- dernier avis d'imposition
- relevés bancaires (crédit uniquement)
- contrat de travail
Dossier fournisseur ou sous-traitant
- Kbis
- attestation de vigilance URSSAF
- attestation d'assurance responsabilité civile
- RIB
- liste des salariés étrangers le cas échéant
Dossier d'aide ou de travaux
- devis signé
- facture
- attestation sur l'honneur
- justificatifs du bénéficiaire
- qualification de l'entreprise de travaux
- avis d'imposition
Ces listes sont des exemples. La vôtre se décrit en langage courant, par type de dossier, avec ses règles d'ancienneté et ses pièces conditionnelles.
Comment ORKOM contrôle un dossier, étape par étape
Réception
Le dossier arrive depuis votre portail, votre GED, une boîte e-mail ou votre logiciel d'instruction. Un scan de plusieurs pages est découpé en pièces.
Classement
Chaque pièce est identifiée pour ce qu'elle est, quel que soit le nom du fichier. Les doublons et les pièces étrangères au dossier sont signalés.
Lecture
Dates de délivrance et de validité, titulaire, émetteur, montants : ce qui permet de juger la pièce, pas seulement sa présence.
Contrôles
Présence, validité et cohérence entre les pièces (détail ci-dessous). Chaque écart est qualifié et relié à la pièce concernée.
Verdict
Dossier complet, ou liste des pièces à demander et des points à vérifier, prête à être envoyée au demandeur. Quand la pièce arrive, seuls les contrôles qui la concernent sont rejoués.
Présence, validité, cohérence : les contrôles appliqués
Présence
- chaque pièce attendue est là, y compris les pièces conditionnelles (titre de séjour, justificatif par ayant droit, pièces de la caution) ;
- aucun doublon non identifié.
Validité
- pièce dans sa période de validité (titre de séjour, pièce d'identité) ;
- ancienneté conforme à votre règle (Kbis de moins de trois mois, attestation de vigilance de moins de six mois) ;
- bonne période (avis d'imposition de l'année attendue, trois derniers bulletins consécutifs) ;
- signature présente quand elle est requise, document lisible.
Cohérence entre les pièces
- nom, date de naissance et adresse identiques d'une pièce à l'autre ;
- composition du foyer identique entre la demande et l'avis d'imposition ;
- SIREN identique sur le Kbis, l'attestation de vigilance et le RIB.
Quand le dossier doit aussi être contrôlé contre la fraude, les mêmes pièces passent par les contrôles d'authenticité.
Détection de fraude documentaireExemple : une demande de logement social reçue en un seul scan
Dossier reçu
Un scan de 11 pages pour un couple avec un enfant.
Pièces identifiées : 2 pièces d'identité, 1 titre de séjour, 1 avis d'imposition, 4 bulletins de paie, 1 livret de famille, 1 page blanche.
Contrôles
- Pièces obligatoires : identité des deux demandeurs, avis d'impositionOK
- Titre de séjour du co-demandeur : expiré depuis le 14/06/2026pièce à renouveler
- Bulletins de paie : 4 fournis, dont 2 fois le même moisdoublon, un mois manquant
- Composition du foyer : 3 personnes sur la demande et sur l'avisOK
Résultat
Dossier incomplet, message au demandeur préparé avec les 2 pièces à fournir.
Chaque contrôle est relié à la page du scan concernée. L'instructeur valide le message en un clic.
Quand un dossier part en validation
Un dossier part en validation quand une pièce est de nature incertaine, qu'une cohérence échoue ou qu'une valeur est lue avec un score de confiance sous votre seuil. L'instructeur voit les pièces et les écarts côte à côte, accepte, corrige ou déclenche la demande de pièce. Chaque décision est tracée avec son auteur et son heure. Un dossier complet et cohérent n'a pas besoin d'être ouvert.
Avant et après l'automatisation du contrôle de complétude
| Aujourd'hui | Avec ORKOM |
|---|---|
| Chaque dossier est ouvert et vérifié pièce par pièce. | Les dossiers complets passent, l'attention va aux écarts. |
| Une pièce mal nommée passe pour absente. | Chaque pièce est reconnue pour ce qu'elle est. |
| Une pièce périmée est découverte en commission ou à la signature. | Elle est repérée à réception, et la demande part aussitôt. |
| Les relances sont rédigées une à une. | La liste des pièces à fournir est prête à envoyer. |
Le résultat envoyé dans votre logiciel d'instruction
Statut du dossier, liste des pièces classées, écarts et message de relance sont transmis à votre logiciel d'instruction, de gestion locative ou d'octroi de crédit. Les pièces sont rangées dans votre GED sous le bon type.
- API REST
- Webhook
- SFTP
- GED
- Portail de dépôt
- Boîte e-mail dédiée
Les résultats chez nos clients
- 99,8 %de précision sur les champs standards
- jusqu'à80 %de temps de traitement en moins
- plus de2 millionsde pages traitées
Questions fréquentes sur le contrôle de complétude
Faut-il que les fichiers soient bien nommés ?
Non. Chaque pièce est reconnue d'après son contenu. Un scan de plusieurs pièces est découpé automatiquement.
Peut-on définir sa propre liste de pièces ?
Oui. Vous la décrivez en langage courant, par type de dossier, avec les pièces conditionnelles et les règles d'ancienneté. Elle s'applique dès le dossier suivant.
Que se passe-t-il quand la pièce manquante arrive ?
Elle est rattachée au dossier existant, et seuls les contrôles qui la concernent sont rejoués.
ORKOM détecte-t-il aussi les faux documents ?
Oui, avec le processus de détection de fraude, qui s'ajoute aux contrôles de complétude sur les mêmes pièces : vérification du 2D-Doc, recalcul des bulletins, cohérence entre pièces, analyse du fichier.
ORKOM s'intègre-t-il à notre logiciel d'instruction ?
Oui, par API, webhook ou dépôt de fichiers. La mise en route prend quelques heures, quelques jours si une intégration spécifique est nécessaire.
Combien ça coûte ?
De 0,06 à 0,20 € par page selon le volume et les contrôles appliqués. Le test sur vos propres dossiers est gratuit.
Documents traités
Processus voisins
Testons ORKOM sur vos dossiers
Envoyez-nous quelques dossiers tels que vous les recevez. Nous vous montrons le résultat en 20 minutes.
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