ORKOMSaisie automatique des commandes clients dans votre ERP
Vos clients commandent comme ils veulent : un PDF, un tableur, quelques lignes dans un e-mail, un bon photographié. ORKOM lit la commande, rattache chaque ligne à votre catalogue, applique les conditions du client et crée la commande dans votre ERP. L'ADV ne traite que les exceptions.
- PDF, Excel, e-mail et scans
- Références client traduites
- De 0,06 à 0,20 € par page
La saisie des commandes clients aujourd'hui
Chaque client commande à sa façon
L'EDI couvre les grands comptes ; le reste arrive par e-mail, en PDF, en tableur ou en trois lignes dans le message.
Les références du client ne sont pas les vôtres
Il commande sous sa nomenclature ou décrit l'article en toutes lettres.
Une erreur de saisie coûte cher
Une référence mal recopiée devient une préparation erronée, une livraison à refaire, un avoir, un litige.
Le savoir est dans une tête
Une seule personne sait lire les commandes des clients difficiles. Quand elle est absente, le flux ralentit.
PDF, tableur, e-mail, scan : ce qu'ORKOM lit dans chaque commande
- Bon de commande PDFLe format le plus courant. Client, numéro, date, adresse de livraison, date souhaitée, conditions, lignes (référence, désignation, quantité, unité, prix, montant).
- TableurLes mêmes champs, dans des colonnes qui changent d'un client à l'autre.
- Texte libre dans un e-mailLe cas le plus difficile. L'expéditeur identifie le client ; le message donne les articles et les quantités, parfois sans référence.
- Bon rempli à la main et photographiéFormulaire papier, annotations manuscrites, tampon.
Comment ORKOM saisit une commande dans votre ERP, étape par étape
Tri du message
Une commande, une demande de prix, une relance ou une question ne se traitent pas de la même façon. Ce qui n'est pas une commande est orienté vers la bonne équipe.
Client reconnu
Par l'adresse d'expédition, le domaine ou l'en-tête du document. C'est lui qui détermine le tarif, les conditions et les adresses.
Lignes rattachées à votre catalogue
Une référence client, un code fournisseur ou une désignation en toutes lettres sont rapprochés de votre code interne. Ce qui ne correspond pas est signalé, pas deviné.
Conditions du client appliquées
Grille tarifaire, remises, conditionnement, franco de port, délai contractuel. Le prix retenu est celui de son contrat.
Commande créée
Ce qui passe les contrôles est créé dans votre ERP ; le reste attend une décision, avec la ligne en cause et la proposition la plus probable.
Les contrôles appliqués à chaque commande
Sur la commande
- client identifié, quantité sur chaque ligne, calculs de ligne et total, commande non déjà reçue.
Contre votre catalogue
- référence rattachée à un article actif et commandable, quantité conforme au conditionnement.
Contre les conditions du client
- prix et remise conformes à sa grille, adresse de livraison connue, délai demandé compatible avec le délai contractuel.
Contre votre gestion
- encours client dans la limite autorisée, article disponible à la date demandée.
Seuils, tolérances et validations hiérarchiques se définissent par règle, globalement ou par client.
Exemple : une commande reçue dans le corps d'un e-mail
« Bonjour, pour jeudi merci : 20 cartons de gants nitrile M, 6 rouleaux essuie-tout industriel, et comme la dernière fois pour les sacs 100 L. Cordialement, Julie, Clinique des Sorbiers »
- Client : Clinique des Sorbiers, reconnu par l'adresse d'expéditionOK
- Gants nitrile M : référence GN-M-100, 20 cartons, prix de sa grilleOK
- Essuie-tout industriel : 2 articles possibles (rouleau 450 ou 1 000 formats)à confirmer
- Sacs 100 L : repris de la dernière commande du client, 10 paquetsOK
- Livraison jeudi 8 octobre : compatible avec le délai contractuelOK
Commande préparée dans l'ERP, une ligne à trancher par l'ADV, avec les deux articles proposés.
Chaque ligne est reliée au passage du message dont elle vient. Le choix de l'ADV est repris pour les commandes suivantes de ce client.
Quand une commande part en validation
Une référence qui ne se rattache pas, un prix hors tolérance, une adresse inconnue, un encours dépassé ou une valeur lue sous votre seuil de confiance déclenchent une revue. L'ADV voit la commande d'origine, la ligne en cause et les articles les plus proches du catalogue. Une commande dont tout correspond n'a pas besoin d'être ouverte.
Avant et après l'automatisation de la saisie des commandes
| Aujourd'hui | Avec ORKOM |
|---|---|
| Chaque commande est ouverte et recopiée ligne par ligne. | Elle est lue et rattachée dès son arrivée. |
| Les références du client sont traduites de tête. | Le rattachement au catalogue est fait et vérifiable. |
| Le prix appliqué est celui que le client a écrit. | C'est celui de sa grille tarifaire. |
| Une erreur de saisie se découvre à la livraison. | L'écart remonte avant la création de la commande. |
| Le flux dépend de qui est présent. | Il dépend de règles écrites une fois. |
La commande créée dans votre ERP
Client, adresses, lignes à vos codes articles, quantités, prix de sa grille, délai et conditions, au format qu'attend votre ERP. Les flux EDI existants ne changent pas : ORKOM traite tout ce qui n'arrive pas en EDI.
- API REST
- Webhook
- SFTP
- Boîte e-mail dédiée
- Sage
- Cegid
- Divalto
- SAP
- Odoo
- Microsoft Dynamics
Les résultats chez nos clients
- 99,8 %de précision sur les champs standards
- jusqu'à80 %de temps de traitement en moins
- plus de2 millionsde pages traitées
Questions fréquentes sur la saisie automatique des commandes
Les commandes écrites en texte libre dans un e-mail sont-elles traitées ?
Oui. Le message est lu comme un document ; les lignes incertaines partent en revue avec une proposition.
Nous avons de l'EDI avec nos grands comptes. Est-ce remplacé ?
Non. L'EDI entre directement dans votre ERP. ORKOM traite le reste, souvent la majorité des commandes en nombre.
Comment les références du client sont-elles rattachées aux nôtres ?
Par votre catalogue, branché en fichier ou en base. Ce qui ne correspond à rien est signalé, avec les articles les plus proches proposés.
Quel prix est retenu si le client écrit un autre prix ?
Celui de sa grille tarifaire. L'écart est signalé, et la règle qui le laisse passer ou le remonte est la vôtre.
Le système apprend-il des corrections ?
Oui. Un rattachement corrigé une fois est repris sur les commandes suivantes du même client.
Combien de temps pour mettre un flux en production ?
Quelques heures pour un premier flux avec votre catalogue, quelques jours si une intégration spécifique à votre ERP est nécessaire.
Documents traités
Processus voisins
- Secteur
- Distribution et négoce
Testons ORKOM sur vos commandes clients
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