ORKOMContrôle automatique des documents de vos sous-traitants
Quand vous faites appel à un sous-traitant, vous devez obtenir ses documents à la signature du contrat puis tous les 6 mois. ORKOM lit chaque pièce reçue, vérifie qu'elle est la bonne, qu'elle est valide et qu'elle concerne bien ce sous-traitant, puis relance avant chaque échéance.
- Toutes les pièces, tous les formats
- Relances automatiques
- De 0,06 à 0,20 € par page
L'obligation de vigilance du donneur d'ordre
Pour tout contrat d'au moins 5 000 € HT, le donneur d'ordre doit se faire remettre par son sous-traitant des documents prouvant qu'il est en règle, à la conclusion du contrat puis tous les 6 mois jusqu'à la fin de son exécution. À défaut, il peut être tenu solidairement responsable si le sous-traitant est condamné pour travail dissimulé : impôts, cotisations, rémunérations.
- Documents à obtenir d'un sous-traitant établi en France :
- attestation de vigilance délivrée par l'Urssaf ;
- extrait Kbis ou justificatif d'immatriculation ;
- liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail, avec leur date d'embauche, leur nationalité et le type et le numéro de leur titre de travail (articles D8254-2 et suivants du Code du travail).
- En transport routier, en plus :
- inscription au registre des transporteurs et licence de transport en cours de validité ;
- pour un transporteur établi à l'étranger : déclaration de détachement des conducteurs.
Le contrôle des sous-traitants aujourd'hui
Avec des dizaines de sous-traitants, chacun avec ses pièces et ses dates d'échéance, le suivi repose souvent sur un tableur et des relances manuelles.
Des pièces périmées
Une attestation de vigilance de plus de 6 mois ou un Kbis ancien, acceptés faute d'avoir vérifié la date.
La mauvaise pièce
Un devis envoyé à la place d'une attestation, ou la pièce d'une autre société du même groupe.
Des échéances oubliées
Personne ne relance le sous-traitant quand ses documents expirent.
Des pièces envoyées en vrac
Un seul PDF de plusieurs documents, ou des photos envoyées par e-mail.
Comment ORKOM contrôle les documents des sous-traitants, étape par étape
Réception
Les pièces arrivent par e-mail, par dépôt de fichiers ou depuis votre portail fournisseurs. Un PDF de plusieurs documents est découpé automatiquement.
Classement
Chaque pièce est identifiée : attestation de vigilance, Kbis, licence, liste des salariés étrangers, attestation d'assurance.
Lecture
Raison sociale, SIREN, dates de délivrance et de validité, numéros de licence et d'autorisation sont extraits.
Contrôles
Bonne pièce, bonne société, pièce en cours de validité (détail ci-dessous).
Suivi
Le dossier de chaque sous-traitant est mis à jour dans votre outil. Une relance part avant chaque échéance, et une pièce manquante bloque l'ouverture d'un nouveau contrat si vous le souhaitez.
Les contrôles appliqués à chaque pièce
Identité
- raison sociale et SIREN identiques sur toutes les pièces et dans votre fichier sous-traitants ; entreprise active au répertoire SIRENE.
Validité
- attestation de vigilance de moins de 6 mois, Kbis récent, licence et assurance en cours de validité.
Complétude
- toutes les pièces attendues pour ce sous-traitant sont présentes, selon son pays d'établissement et son activité.
Authenticité
- l'attestation de vigilance comporte un code de sécurité qui permet de la vérifier sur le site de l'Urssaf ; ORKOM l'extrait pour cette vérification.
Exemple : le suivi de 60 transporteurs affrétés
60 transporteurs affrétés, 214 pièces reçues sur le semestre.
- 51 dossiers complets et à jourOK
- 4 attestations de vigilance de plus de 6 moisrelance envoyée
- 2 Kbis au nom d'une autre société du groupe que le sous-traitant sous contratà vérifier
- 1 licence de transport expirée le 15/09à vérifier
- 2 listes de salariés étrangers manquantesrelance envoyée
Chaque alerte renvoie à la pièce concernée et à la date en cause. Votre équipe voit l'état de chaque sous-traitant sans ouvrir un seul fichier.
Quand un dossier part en validation
Une pièce part en validation quand elle ne correspond pas au sous-traitant, qu'elle est illisible ou que son type n'est pas reconnu avec certitude. La décision de travailler ou non avec un sous-traitant reste à votre équipe.
Avant et après l'automatisation du contrôle
| Aujourd'hui | Avec ORKOM |
|---|---|
| Les échéances sont suivies dans un tableur, quand elles le sont. | Chaque pièce a sa date d'échéance, et la relance part toute seule. |
| Une pièce est acceptée sans vérifier la date ni la société. | Chaque pièce est lue, datée et rapprochée du bon sous-traitant. |
| Un contrôle révèle un dossier incomplet. | Les manques sont visibles et relancés avant le contrôle. |
Le résultat envoyé dans vos outils
L'état de chaque dossier, les pièces et leurs dates d'échéance sont envoyés dans votre TMS, votre ERP ou votre outil achats, par API, par webhook ou par import de fichier.
- API REST
- Webhook
- SFTP
- Boîte e-mail dédiée
- Sinari
- Akanea
- Dashdoc
- Sage
- Cegid
- Divalto
- SAP
Les résultats chez nos clients
- 99,8 %de précision sur les champs standards
- jusqu'à80 %de temps de traitement en moins
- plus de2 millionsde pages traitées
Questions fréquentes sur le contrôle des sous-traitants
Quels documents faut-il obtenir d'un sous-traitant ?
Pour un contrat d'au moins 5 000 € HT : une attestation de vigilance de l'Urssaf, un justificatif d'immatriculation et, le cas échéant, la liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail. En transport, s'ajoutent l'inscription au registre des transporteurs et la licence.
À quelle fréquence ?
À la conclusion du contrat, puis tous les 6 mois jusqu'à la fin de son exécution.
Que risque le donneur d'ordre ?
S'il n'a pas obtenu ces documents et que son sous-traitant est condamné pour travail dissimulé, il peut être tenu solidairement au paiement des impôts, cotisations et rémunérations dus.
ORKOM vérifie-t-il l'authenticité de l'attestation de vigilance ?
ORKOM extrait son code de sécurité, qui permet de la vérifier sur le site de l'Urssaf, et contrôle que la société et les dates correspondent.
Cela concerne-t-il uniquement le transport ?
Non. L'obligation de vigilance s'applique à tout donneur d'ordre pour un contrat d'au moins 5 000 € HT : sous-traitance, prestataires, intérim. Les pièces propres au transport s'y ajoutent pour les affrétés.
Combien ça coûte ?
De 0,06 à 0,20 € par page selon le volume et les contrôles appliqués. Le test sur vos propres dossiers est gratuit.
Processus voisins
Testons ORKOM sur vos dossiers sous-traitants
Envoyez-nous les pièces de quelques sous-traitants telles que vous les recevez. Nous vous montrons l'état de chaque dossier en 20 minutes.
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